Kennisbank / Voor zzp, MKB & bureaus
De prijs van een automatisering wordt bepaald door drie dingen: hoeveel stappen het proces heeft, met hoeveel systemen het moet praten, en hoeveel uitzonderingen er zijn. Een enkele koppeling tussen twee tools is een kwestie van dagen, een compleet proces met beslismomenten en meerdere systemen is een traject.
Wij werken zonder vaste prijslijst, omdat elk bedrijf andere systemen en andere uitzonderingen heeft. Wel kun je vooraf goed inschatten in welke orde van grootte je zit, en dat begint bij deze vragen.
Naast het bouwen zelf zijn er twee lopende posten. De eerste is hosting of licenties van de gebruikte tools. De tweede is verbruik van AI-modellen, dat meebeweegt met hoeveel je het gebruikt. Voor de meeste kleine bedrijven zijn beide bescheiden vergeleken met de bespaarde uren, maar ze horen wel in de som.
Daarnaast is er onderhoud. Systemen veranderen, API's wijzigen en je bedrijf verandert mee. Reken op periodieke aanpassing, of spreek dat vast af. Wij leveren alles gedocumenteerd op, zodat je niet vastzit aan één partij.
Er zijn grofweg twee vormen. Bij een eenmalige oplevering bouwen en documenteren we het systeem en beheer je het daarna zelf. Bij een doorlopende samenwerking blijven we het beheren, monitoren en uitbreiden. Welke past, hangt af van hoe kritisch het proces is en of je zelf technische kennis in huis hebt.
Voor kleine bedrijven zonder technisch team is doorlopend beheer meestal verstandiger, simpelweg omdat een stilstaande workflow die niemand opmerkt duurder is dan het beheer zelf.
De som is eenvoudiger dan hij lijkt. Neem het aantal uren dat een taak per week kost, vermenigvuldig met je uurtarief of loonkosten, en zet dat af tegen de eenmalige investering plus de maandlasten. Een taak van twee uur per week is jaarlijks ruim honderd uur. De meeste automatiseringen die wij bouwen, verdienen zich daardoor binnen enkele maanden terug.
De volledige rekenmethode, inclusief de posten die mensen vaak vergeten, staat in ROI van automatisering en wat levert automatisering op.
Twee dingen waarvan mensen denken dat ze zwaar meewegen, doen dat nauwelijks.
Het eerste is de bedrijfsgrootte. Een proces met vier stappen en twee koppelingen kost bij een eenmanszaak ongeveer hetzelfde als bij een bedrijf met vijftig man, omdat het werk in het proces zit en niet in het aantal gebruikers. Wat bij een groter bedrijf wél oploopt is de afstemming eromheen, en dat is een andere post.
Het tweede is hoe geavanceerd de gebruikte techniek klinkt. Een AI-model erbij zetten maakt een automatisering zelden duurder om te bouwen; wat het duurder maakt is dat er dan een grens moet worden getrokken tussen wat automatisch gaat en wat langs een mens komt, en dat die grens moet worden getest.
Een prijs zonder intake is een gok, en dat verschil komt later bij jou terecht. De reden is de derde factor hierboven: uitzonderingen staan in geen enkele aanvraag en zelden in een procesbeschrijving, terwijl ze de omvang grotendeels bepalen.
Daarom is de intake gratis en duurt hij dertig minuten. Aan het eind daarvan weet je in welke orde van grootte je zit en of het zich terugverdient, en het antwoord op dat tweede mag nee zijn. Wat er verder in een goede specificatie hoort te staan, inclusief wat expliciet buiten de opdracht valt, staat in waar je op let voordat je tekent.
Bij het vergelijken van voorstellen kijkt vrijwel iedereen naar het bedrag onder de streep. Dat vertelt de helft.
De grootste verborgen post is het overdrachtsrisico. Ligt er geen documentatie, dan is de eerste vraag van elke volgende partij hoeveel tijd het kost om te begrijpen wat er staat, en dat uitzoekwerk is vaak een fors deel van wat opnieuw bouwen zou kosten. De tweede is het tarief voor wijzigingen: een draaiend systeem vraagt om aanpassingen, en als die alleen tegen een hoog uurtarief kunnen, betaal je jarenlang voor een keuze die je bij het tekenen niet zag.
De derde is stilstand. Wat kost een dag waarop het proces niet loopt, en hoe snel is er dan iemand beschikbaar? Die drie horen in de vergelijking en niet pas in de evaluatie. De volledige afweging tussen een freelancer, een bureau en een vaste partner staat in freelancer, bureau of vaste partner.
Je hoeft niet met het grootste proces te starten. Eén werkende automatisering die aantoonbaar tijd bespaart, is een betere basis dan een groot plan dat blijft liggen. Vanuit dat eerste stuk bouw je verder, en elke volgende stap is goedkoper omdat de koppelingen al liggen. Zie je eerste automatisering in 30 dagen.
Wil je weten wat het in jouw situatie kost? Plan een gratis intake van 30 minuten. We kijken naar je proces en geven een eerlijke inschatting, ook als het antwoord is dat automatiseren zich bij jou nog niet loont. Lees ook samenwerken met dGEN.
dGEN Productions, AI agency en business-automation partner uit Eindhoven. info@dgenproductions.nl · 06-87413056