Kennisbank / Automation pipelines
Het traject van aanvraag naar betaalde factuur bestaat uit vaste stappen die zelden veranderen: offerte opstellen, versturen, opvolgen, bevestigen, uitvoeren, factureren en zo nodig herinneren. Juist die voorspelbaarheid maakt het een van de meest rendabele processen om te automatiseren.
Vraag een ondernemer hoeveel tijd zijn offerteproces kost en het antwoord is meestal te laag. De offerte zelf is niet het probleem, het zijn de dingen eromheen: de gegevens opzoeken, de vorige offerte erbij pakken, het bedrag narekenen, na een week bedenken dat er nog geen reactie is, en aan het eind van de maand uitzoeken welke facturen open staan.
Bij elkaar is dat voor veel kleine bedrijven enkele uren per week, verspreid over losse momenten waardoor het niet opvalt.
Alles wat met bedragen te maken heeft, zetten we standaard als concept klaar in plaats van direct te versturen. Een fout in een automatische mail is vervelend, een fout in een automatisch verstuurde factuur kost je geloofwaardigheid bij je klant.
De controle kost je een halve minuut, terwijl het opstellen twintig minuten kostte. Die verhouding is precies waarom deze aanpak werkt.
Je hoeft niet over te stappen op nieuwe software. De meeste boekhoud- en facturatiepakketten hebben een koppeling, en daarop bouwen we verder. Hetzelfde geldt voor je CRM en je agenda, zie je CRM koppelen aan je workflows en wat is een automation pipeline.
Achter geld aanzitten voelt onprettig, en daarom blijft het liggen. Een systeem heeft die aarzeling niet. Een vriendelijke automatische herinnering op dag vijf na de vervaldatum, gevolgd door een tweede op dag veertien, verkort in de praktijk je betaaltermijn zonder dat je zelf een ongemakkelijk gesprek hoeft te voeren.
Naast de bespaarde uren zijn er twee effecten die ondernemers vaak belangrijker vinden. Offertes gaan sneller de deur uit, wat je conversie verhoogt omdat snelheid meetelt in de keuze van de klant. En je hebt op elk moment overzicht van wat er open staat, in plaats van een keer per maand.
Hoe je dat rendement berekent, staat in ROI van automatisering.
dGEN Productions bouwt offerte- en facturatieflows die aansluiten op je bestaande pakket. Bekijk de dienst AI Workflow Automation, lees AI voor zzp'ers of plan een gratis intake.
dGEN Productions, AI agency en business-automation partner uit Eindhoven. info@dgenproductions.nl · 06-87413056